Brainstormsessies kunnen zowel een bron van ideeën zijn als een enorme verspilling van tijd en energie. We hebben allemaal wel eens brainstormsessie meegemaakt die op niets uitliep. Na jarenlange ervaring met het faciliteren van Design Sprints weten wij als geen ander hoe je van een brainstormsessie een succes kan maken. In dit blog delen wij 6 tips voor het organiseren van een efficiënte en gestroomlijnde brainstormsessie.
1. Bepaal het probleem en/of het doel
Elke brainstormsessie moet een duidelijk omschreven doel hebben en deze doelstelling moet duidelijk zijn voor zowel de organisator als de deelnemers van de brainstormsessie. Als de doelstelling duidelijk is, dan kan er een probleemomschrijving en doelvraag opgesteld worden. Deze vraag moet ervoor zorgen dat deelnemers aangezet worden tot het bedenken van oplossingen. Enkele voorbeelden van goede doelvragen: 'Hoe kunnen we onze diensten onderscheiden van de concurrent' of 'Hoe kunnen we de productie verhogen?'.
Stel vervolgens grenzen. Bijvoorbeeld; je wilt dat een probleem binnen zes maanden opgelost is. Je zorgt dan dat de oplossing van het probleem niet langer dan 6 maanden zal duren. Let wel op, want hoe meer grenzen je stelt, hoe minder ideeën je terugkrijgt van de deelnemers.
2. Zorg dat de deelnemers voorbereid zijn en bekend zijn met de context en definities
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zeker bij het organiseren van een goede brainstormsessie! Tijdens een brainstormsessie heb je namelijk vaak geringde tijd, dus je wilt deze tijd zo nuttig en zorgvuldig mogelijk besteden. Maak jezelf vertrouwd met alle relevante informatie omtrent het onderwerp dat je wilt bespreken en doe wat voorwerk. Stel je gaat brainstormen over productcombinaties, zorg dan dat je vóór de brainstormsessie een concurrentieanalyse hebt gedaan, zodat je weet hoe de concurrent deze combinaties aanpakt. Deze voorkennis zal je tijdens het organiseren van een brainstormsessie helpen om suggesties te geven.
Vraag jezelf voor de brainstormsessie ook af; 'Wat moeten mijn deelnemers nog meer weten over de context van de probleemvraag?'. Verzamel extra informatie en stuur die vooraf naar de deelnemers of presenteer de informatie nog voor de brainstormsessie. Zorg er daarnaast voor dat iedere deelnemer de belangrijkste termen kent. Stel dat de probleemvraag luidt: 'Hoe kunnen we de productie verhogen?', dan moet het voor iedere deelnemer duidelijk zijn wat er onder productie verstaan wordt. Zijn het bijvoorbeeld de totaal aantal eenheden of totaal aantal defectvrije eenheden? Met hoeveel willen we de productie verhogen? Zorg dus voor de sessie voor een duidelijke briefing, zodat de deelnemers vol kennis en vertrouwen de brainstormsessie ingaan.
3. Kies een geschikte facilitator
De facilitator heeft een belangrijke en cruciale rol bij een brainstormsessie. De facilitator is iemand die de sessie op de rails kan houden, ervaring heeft met brainstormen en onbevooroordeeld is. Hij of zij zorgt ervoor dat iedereen meedoet en dat niemand de discussie domineert. Daarnaast moet hij of zij ook goed de tijd in de gaten houden.
4. Nodig de juiste mensen uit
Om een breed scala aan ideeën te krijgen, moet je ervoor zorgen dat je een diverse mix van deelnemers uit verschillende culturen, achtergronden en leeftijdsgroepen uitnodigt. Met een diverse mix aan deelnemers merk je al snel dat kwantiteit onder aan de streep zal leiden tot kwaliteit.
Het is belangrijk dat de deelnemers van de brainstormsessie op de een of andere manier met de probleemstelling te maken hebben. Daarom is het cruciaal dat er deskundigen van het te bespreken onderwerp aanwezig zijn. Maar ook is het waardevol om niet-deskundigen, zoals werknemers op een ander gebied van het bedrijf (of zelfs niet-werknemers), uit te nodigen voor de brainstormsessie. Het is namelijk zo dat experts vaak moeite hebben met denken buiten hun expertise. Het is moeilijker voor hen om verder te denken dan dat ze weten. Daarom zijn niet-experts zo waardevol bij een brainstormsessie. Deze niet-deskundigen (van het specifieke onderwerp) hebben weinig kennis van het expertise en stellen daardoor sneller vragen die wellicht leiden tot onconventionele ideeën.
5. Stel de agenda op en spreek een tijd af voor de sessie(s)
Trek eerst voldoende tijd uit voor het uiteenzetten van de probleemstelling, de grenzen, de context en de definities. Deel vervolgens de brainstormsessie op in twee delen - eerst "divergerend", dan "convergerend".
- Divergeren is wanneer deelnemers opties verkennen en nieuwe ideeën genereren. Dit kan 30 minuten duren.
- Convergeren is het sorteren en bespreken van ideeën om uiteindelijk de beste ideeën te isoleren. Convergeren neemt gewoonlijk minder tijd in beslag, 20 minuten is hiervoor voldoende.
- De laatste stap is het afronden van de sessie, wat 10 minuten kan duren.
6. Laat de brainstormsessie maar beginnen!
Na de nodige voorbereiding, is het tijd om te starten met de brainstormsessie. Maar hoe laat je deze sessie ook gestroomlijnd verlopen? Er bestaan verschillende technieken om de brainstormsessie te structureren.
Een eenvoudige manier om het divergerende component van een sessie te structureren is door middel van het gebruiken van sticky notes. De facilitator deelt deze sticky notes uit aan de deelnemers en de deelnemers hebben een paar minuten de tijd om hun ideeën op te schrijven. De sticky notes worden vervolgens op een muur of whiteboard gehangen. Vervolgens leest de facilitator de ideeën één voor één voor, vraagt om verduidelijking en groepeert ze (met inbreng van de deelnemers) in drie of vier categorieën. Als er nieuwe ideeën worden bedacht, kunnen deze worden toegevoegd op extra notities.
Convergentie kan worden bereikt door deelnemers te vragen om een vinkje of sterretje te zetten bij hun favoriete drie tot vijf ideeën. Dit aantal is afhankelijk van met hoeveel 'top picks' je wilt eindigen en met hoe veel mensen je de brainstormsessie hebt.
Het resultaat van de sessie kan bestaan uit een lijst van de favoriete ideeën. Daarnaast moeten zeer vernieuwende ideeën, zelfs als ze niet veel stemmen hebben gekregen, in de output naar voren komen. De beste en origineelste ideeën kunnen vervolgens worden meegenomen in een plannings- of strategiesessie. In zo'n sessie kan er met een kleinere groep nader gekeken worden naar de ideeën en vervolgstappen worden bepaald.
Als afsluiting van de brainstormsessie legt de facilitator uit wat de volgende stappen zijn en wat er met de ideeën van de groep zal gebeuren. De deelnemers krijgen ook een samenvatting van de beste ideeën.
Samen een brainstormsessie organiseren?
Wij van Partout organiseren al ruim 5 jaar brainstormsessies (zowel op locatie als digitaal) in de vorm van o.a. Design Sprints. Ben jij geinteresseerd in het afnemen van een Design Sprint? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Want met een Design Sprint werk je in een efficiënte manier samen naar een gevalideerde oplossing toe. Succes gegarandeerd, ook daarna!
